ADI & SALU, realiza anualmente un elevado número de nuevas contrataciones y finalizaciones de contratos. Actualmente, este proceso se gestiona de forma manual, recopilando los datos de los trabajadores y remitiéndolos por correo electrónico a la asesoría. En la mayoría de los casos, esta información es recurrente y los documentos generados siguen formatos estandarizados. El volumen asciende a más de 5.000 movimientos anuales, lo que además encarece elevadamente el costo externo de la asesoría a más de 40.000 € /año.
El presente reto de innovación abierta, propuesto por la empresa ADI & SALU, tiene como objetivo el desarrollo de una herramienta tecnológica que automatice el proceso de generación documental asociado a la contratación de personal y gestión de bajas laborales en el sector sociosanitario. Actualmente, este proceso implica una considerable carga administrativa, dependencia de terceros (asesorías) y una elevada probabilidad de error humano debido a la complejidad de los trámites y la variabilidad normativa.
Los objetivos principales que se plantean con el desarrollo de esta herramienta TIC son los siguientes:
• Registrar los datos de cada trabajador una única vez, evitando duplicidades.
• Automatizar el envío de la información de alta a la asesoría, directamente desde la plataforma.
• Reducir la carga de trabajo interna del equipo de ADI & SALU.
• Disminuir los costes profesionales derivados del actual sistema de gestión.
• Automatizar la elaboración de documentos como contratos, cartas de alta/baja, etc.
• Acelerar el proceso de documentación, sustituyendo el actual plazo de entre 3 y 6 días por una generación inmediata de documentos.
• Integrar y sincronizar la herramienta con el CRM de la empresa, para facilitar el envío automatizado de comunicaciones vía correo electrónico, WhatsApp o SMS y/o mail.
Con la implantación de esta herramienta, se busca reducir significativamente el tiempo de respuesta ante incorporaciones urgentes, mejorar el cumplimiento normativo en materia laboral y de protección de datos, y dotar a la entidad de mayor independencia tecnológica para gestionar sus recursos humanos.
La solución propuesta incluirá un sistema de gestión documental inteligente, generación automática de contratos y comunicaciones, integración con el CRM de la empresa y canales electrónicos de comunicación como correo, WhatsApp Business y firma digital. Todo ello contribuirá a transformar digitalmente un proceso crítico para la operativa de ADI & SALU, con beneficios escalables a otras entidades del sector.
Además del ahorro económico directo, este proyecto se alinea con los principios de eficiencia, sostenibilidad y digitalización recogidos en las políticas de innovación y envejecimiento activo promovidas por ADI & SALU.
